政府中文主任協會 Government Chinese Language Officers Association

二零零一年二月十二日

協會幹事與法定語文專員會晤紀要

　　協會於二零零一年二月十二日下午三時會見法定語文專員，討論與中文主任職系有關的問題。協會於會上提出十項事項，現把要點摘錄如下：

1. 部門公司化對中文主任職位的影響

• 協會知道某些部門(例如申訴專員公署)打算脫離政府，成為獨立部門。協會詢問有關計劃對中文主任職位的影響，並詢問管方會如何應變。
• 專員表示，政府部門獨立或公司化，背後各有不同的理念。舉例來說，房屋署把屋�h管理和維修服務外判，是為了增加彈性；申訴專員公署脫離政府，是為了營造獨立的形象。
• 房屋署目前只把屋�h管理和維修服務外判。至於基本職級職位(包括翻譯人員職位)，房屋署希望最終由合約僱員擔任。房屋署於上個財政年度削減了三個二級中文主任職位，而在下個財政年度則會削減兩個二級中文主任職位。除此之外，暫時不會削減更多中文主任職位。
• 申訴專員公署可能會在未來兩個財政年度脫離政府，成為獨立的機構。該署現有一名總中文主任、三名高級中文主任和兩名一級中文主任。該署獨立後，會另行招聘人員擔任這些職位，在職或提早退休的中文主任也可應徵。
• 除房屋署和申訴專員公署外，暫時沒有其他有中文主任的部門打算公司化。

2. 向各部門介紹中文主任提供的傳譯服務

• 在最近一次中文主任主管會議上，有同事謂某部門要求中文主任提供即時傳譯服務及以非傳統的方式(例如透過手提電話)提供傳譯服務。協會認為這可能是部門人員不明白接續傳譯和即時傳譯服務的分別所致，因此希望管方向各部門發出通告，解釋兩者的分別，並說明部門應為中文主任提供充份的背景資料，並預早通知中文主任，以作準備。
• 管方表示知悉此事，並已跟進。據管方了解，有關部門的中文主任主管已向上司反映此事。
• 專員說，假如部門要求中文主任以非傳統方式提供傳譯服務，中文主任可以提出異議，並向管方反映。不過，由於法定語文事務署剛於一月發出有關翻譯服務的通告，假如現在再為一宗個案而發出有關傳譯服務的通告，可能不太恰當。他建議於下期《文訊》刊登文章，講解接續傳譯與即時傳譯的分別，並會向有關同事發出指引。此外，管方也會考慮修訂中文主任的職責表，清楚指明中文主任只提供接續傳譯服務。中文主任同事如在工作上遇到困難，歡迎隨時與管方聯絡。事實上，管方每天都接到不少同事的來電，並盡力加以協助。

3. 中文主任的工作量基準

• 協會指出，部門建議削減中文主任職位時，駐部門的同事往往未能提出具體數字加以反對。協會問管方有沒有為中文主任的工作量定下基準。
• 專員認為數字不能準確反映工作量。不過，管方每年都向當局提交工作量數字，以便分配資源。就法定語文事務署總部而言，去年每人每日平均翻譯1,000-1,100字。個別部門應考慮部門對譯文質素的要求、文件的性質和中文主任的職級等因素，自行訂定字數基準。
• 管方建議，假如字數未能反映某一項工作所需的人力，同事可以改用工作時數作記錄。

4. 中文主任專責撰寫演辭一事的進展

• 公務員事務局局長曾建議中文主任為部門首長撰寫演辭，藉此擴�隊中憟D任的工作領域。協會詢問此事的進展。
• 專員說，撰寫演辭是十分重要的工作，有助提升中文主任的專業地位。有關推廣公務員使用中文的督導委員會將於星期五開會。管方已擬備文件，建議以一、兩個部門為試點，挑選合適的中文主任為部門首長撰寫演辭。有關同事除撰寫演辭外，有需要時也要為所屬部門提供翻譯服務。由於職責重要，管方建議由高級中文主任擔任該等職位。
• 協會強調，管方應為同事提供合適的訓練，並給予足夠的支援。此外，管方也應留意工作量，以免同事不勝負荷。

5. 公務員事務局的特別培訓撥款

• 公務員事務局會向財務委員會申請5,000萬元撥款，給59個自願退休計劃指明職系的同事提供訓練。協會問管方會否爭取部分撥款，為中文主任職系舉辦訓練課程。
• 管方表示，由於中文主任職系是自願退休計劃指明職系，因此應可使用該筆撥款。不過，該筆款項的主要目的，是協助選擇留下的同事轉職，使他們能夠適應新的工作。由於自願退休計劃指明職系之中，有一些是不合時宜的職系，當局可能會優先為這些職系提供訓練。假如得到額外撥款，管方會為中文主任提供更多訓練機會，例如與北京師範大學或其他地區的大學合辦課程等。

6. 法定語文事務署培訓課程的遴選準則

• 管方最近推薦了幾位同事參加一些課程，但沒有公布遴選的準則，欠缺透明度，某些同事頗有微言。協會要求管方澄清此事。
• 專員說，法定語文事務署為同事提供的課程，可分為兩類。第一類是普通的培訓課程，這類課程通常讓同事自由報名。另一類是高級課程，例如清華大學和澳洲新南威爾斯大學的課程，須由部門推薦或提名合適的人員報讀。這些高級課程本身有特定的要求，例如有關人員的薪級必須達到某一點。此外，部門也會考慮同事的意向、工作表現和潛質、部門人力資源發展策略、晉升選拔委員會的建議和部門繼任計劃。由於有一些考慮因素須予保密(例如繼任計劃)，因此不宜把推薦個別同事的理由公開。

7. 普通話課程

• 法定語文事務署訓練組曾就中文主任的普通話水平及培訓需要進行調查。協會詢問管方是否已擬訂培訓方案。
• 專員重申，政府希望所有公務員懂得兩文三語；中文主任擔任文字工作，不懂普通話實在說不過去。管方希望在兩三年內，所有中文主任的普通話水平能達到中級程度，具備聽、講普通話的能力。管方建議採取“拔尖補底”的策略，為同事提供不同程度的訓練。如同事認為自己的普通話水平已達到某種程度，可參加普通話測試；測試及格，便無須接受訓練。如有同事一再拒絕接受訓練，管方會記錄在案，但不會強迫他們上課。這些同事可能會在晉升方面稍為吃虧。管方也建議向報考普通話公開測試並取得乙等成績的同事發還考試費，藉此鼓勵同事學習普通話。
• 協會強調，大多數中文主任都懂普通話。同事反對在評核報告加上普通話水平一項，原因之一是擔心其他人對我們的期望過高。假如管方把標準定在中級水平，而且給予充足的時間和訓練機會，中文主任應可達到管方的要求。

8. 以合約條件聘請中文主任的程序

• 協會得知有些部門自行以合約條件聘請翻譯人員，但工資甚低，同事擔心受聘的合約人員水平欠佳，令現職人員百上加斤。協會問管方是否有一套標準的招聘和評核程序，供各部門遵循。
• 管方表示，部門聘請的合約人員可分為兩類。第一類用以填補常額空缺，部門須先徵求專員同意：第二類則屬額外人手，有關部門無須知會法定語文事務署。部門聘請合約人員時，會參考公務員事務局發出的指引，並會徵詢法定語文事務署的意見。至於考核形式和難度，則無劃一標準，部門通常會請中文主任主管提供意見。如部門建議的工資或要求太低，駐部門的中文主任應提出反對。

9. 外發翻譯公司名單

• 協會詢問編訂外發翻譯公司名單一事的進展。
• 專員說，編訂外發翻譯公司名單的目的，是希望以一套公開、公平的程序，物色達到水平的翻譯公司，讓部門把一些突發的文件外發，以減輕同事的工作壓力。管方會提醒部門在外判翻譯工作之前，先考慮使用中文主任提供的服務。法定語文事務署已刊登廣告，請合資格的翻譯公司申請加入上述名單。申請限期為二月十日，共有二十多家翻譯公司提交申請書和樣本。管方稍後會召開甄選委員會，審核這些公司提交的樣本，預計可在四月中擬備名單，提交庫務署、公務員事務局和廉政公署考慮。核准名單會於五月初公布，一兩年後再行檢討。甄選委員會由首席中文主任擔任主席，並會邀請一名大學教授擔任委員。編訂公司名單後，管方會編訂個人翻譯員名單。

10. 法定語文事務署的內聯網

• 協會知悉法定語文事務署打算設立內聯網，供同事使用。協會請管方講述詳情。
• 管方表示，法定語文事務署已獲500萬撥款，供設立內聯網之用。此外，署方現正申請每年59.3萬的撥款，以支付經常性開支。內聯網預期可於二零零二年七月正式啟用。內聯網會包括一個龐大的資料庫，貯存各類資訊和參考材料，使用者可利用搜尋功能，快速取得所需的資料。此外，互聯網也會設有聊天室和討論小組。管方稍後會就互聯網的功能徵詢同事的意見。
• 協會問，內聯網是否只限總部的同事使用。管方回答說，總部和派駐各部門的中文主任和繕校員均可使用內聯網的設施。

• 除以上十點之外，協會也問及自願退休計劃的推行情況。
• 管方報告說，參加自願退休計劃的同事已於十二月十二日收到通知，並於十二月三十一日開始分批離職。由於人手調配問題，管方已徵求公務員事務局的同意，把八位同事的離職日期延遲到二零零二年。
• 由於自願退休的人數多於刪減職位數目，管方會聘請合約制非公務員填補空缺，合約期為一年。這些人員只會填補二級中文主任空缺，其他職級的空缺會由現職常額人員署任。

• 協會覺得中文主任的士氣大不如前，很多同事感到前景黯淡。協會問專員對中文主任的士氣有何意見。
• 專員表示，由於薪酬凍結，而且面對市民的批評，公務員的士氣的確受到打擊，但與其他公務員比較，中文主任的士氣並不見得特別低落。專員認為要提高士氣，溝通至為重要。管方正安排到各部門探訪，並約見總部各組人員，藉此加深了解。他呼籲同事繼續努力工作，讓部門知道中文主任的重要性。

政府中文主任協會

二零零一年二月十三日