Government Official Languages Officers Association
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政府法定語文主任協會 Government Official Languages Officers Association |
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法定語文專員
與政府中文主任協會2001/02年度幹事會
會議紀要
日期︰二零零一年八月二十三日
時間︰下午二時四十分
地點︰法定語文事務署會議室
出席者︰
鍾小玲女士 （法定語文專員）
盧歐陽婉嫻女士 （總中文主任(職系管理)）
陳國芳女士 （部門秘書）
林海燕女士 （高級中文主任(訓練)1）
協會代表︰ 田繼賢先生 （協會主席）
鄭建華先生 （秘書）
招甜輝先生 （司庫）
龍潔慈女士 （幹事）
魯曼華女士 （幹事）
莫慶麟先生 （幹事）
馬小琳女士 （幹事）
徐仲茹女士 （幹事）
王威淳先生 （幹事）
記錄︰ 鄺玉萍女士 （高級中文主任(職系管理)2）
開會詞
法定語文專員鍾小玲女士歡迎政府中文主任協會新一屆幹事會出席會議，希望大家能藉此機會坦誠交換意見，加深了解。鍾女士強調，各級人員之間的訊息交流和消息傳遞非常重要，她會繼續透過不同途徑，包括會晤協會幹事、部門協商會議及中文主任主管會議，加強與同事的溝通，並聽取同事的意見。
2. 鍾女士續說，協會和署方實際是伙伴關係，在很多事上都須緊密合作，無分彼此，因此，她請協會主席田繼賢先生首先提出問題，供大家討論和交換意見。
書面提出的討論事項
3. 有關協會的書面提問，田先生請與會者就其中幾項較為重要和迫切的事項，加以討論。
未來路向
4. 鍾女士表示，她作為專員，應該擔當推動者角色，盡力協助同事發展自己所屬的職系，在中央政府兩文三語的基本政策下，與同事合力訂定職系的未來的發展方向。為此，她會有系統地徵詢同事的意見，首先在總中文主任會議上舉行討論會，再透過協會及其他渠道了解各級同事的意向，從而凝聚共識，得出大家都認同的策略，以便整個職系能同心協力朝著目標邁進。
5. 鍾女士認為，中文主任的未來發展可從幾個層面構思。其一是鞏固同事的專業技能，使他們把現有職務做得更好。其次是加強培訓，充分發揮個別同事的專長，俾能成為‘中文專家’，為部門提供語文方面的專業意見，並能擔任高層次的撰稿工作。最後是着重中英語文平衡發展，雖然中文主任在現階段沒有需要成為‘英文專家’，但同事須致力保持英文水平，以應付日漸增加的中譯英和審核英文稿件工作。
6. 田先生同意，中文主任現有核心職務（包括中英互譯、核稿、草擬文件、推廣使用中文及傳譯）的需求未見減少，故同事必須鞏固基本專業技能，應付工作所需，同時可拓闊工作領域，擔任與核心職務相關的工作，包括編輯工作及草擬高層次文件等。至於中文主任能否成為‘中文專家’，須視乎部門是否重視語文水平，以及善用中文主任的服務。有些部門，特別政府總部各決策局的人員，很多時大幅刪改中文主任的譯文而不知會他們，當文件的語文水平受到外間批評時，卻又把責任推在中文主任身上，令人對中文主任的專業水平產生誤解，影響同事士氣。
7. 鍾女士回應說，她理解中文主任在工作上遇到的困難，稍後可以考慮舉行一連串簡介會，邀請各局及部門人員參加，目的是介紹中文主任的服務，並讓他們對中文主任工作上的限制有所了解，從而加強合作，使工作更為暢順。
培訓
8. 鍾女士表示，她任內的主要工作之一，是努力爭取資源，加強中文主任的培訓。一般的訓練課程，包括管理課程和普通話班等，會由公務員培訓處提供，而本署則會為同事開辦各項專業培訓課程，例如英文寫作技巧班和中文精修班等，為確保這些培訓課程切合同事的工作需要，稍後會進行‘培訓發展調查研究’，廣泛徵詢同事的意見，從而訂立未來幾年的培訓計劃。有關培訓計劃會與中文主任的未來發展路向，及本署的業務計劃互相配合，相輔相成。
9. 田先生指出，本港多間專上院校均有開辦語文及翻譯進修課程，署方有否考慮提供資助，鼓勵同事報讀。鍾女士回答說，公務員事務局較早前推出‘資助公務員自學計劃’，同事凡報讀與工作有關的課程，均可獲最多1,000元的資助，但據聞申請未見踴躍。為此，本署訓練組會挑選一些適合中文主任報讀的課程，表列出來，連同有關資助計劃的通告再次傳閱，以鼓勵同事向所屬部門申請。此外，同事如報讀本地大學的翻譯、語文及文學夜間兼讀課程，亦可申請發還學費。這項計劃以往只限於學士課程，本署會考慮擴大計劃範圍，以包括碩士課程。即使未能全數發還學費，也會資助一部分，以示鼓勵。
10. 因應田先生的提問，鍾女士表示，公務員事務局希望所有中文主任最終能以普通話作日常交談，即起碼達到中級程度。為此，本署在年多以前開始為中文主任安排普通話培訓，到目前為止，只有極少數同事的普通話未達中級水平，估計未來一年內，所有同事都可達致既定水平。因此，同事應著力保持現有的普通話水平，除報讀公務員培訓處的高級課程外，平日也可收聽收看普通話電台或電視節目，以增進普通話的聽講能力。
人手編制情況
11. 協會問及民政事務總署的精簡人手計劃，總中文主任(職系管理)盧歐陽婉嫻女士回應說，該署計劃分三個階段刪除二級中文主任職位，第一階段刪除11個，第二階段7個，第三階段則盡量把人手調往總部，各分區民政事務處只設一名一級中文主任，而總部會開設數個較高職級職位，屆時會再刪減8個二級中文主任職位。第一、二階段的刪位建議已納入‘人力計劃’，本署提出反對的餘地不大。至於第三階段計劃，該署總中文主任現正檢討各分處的最新工作量情況，並會向部門管理層反映，確保計劃不會倉卒實施，以致影響各分處的運作。
12. 歐陽女士續說，警務處不少警察翻譯主任參加了自願退休計劃，他們陸續離職後，人手將供不應求，故警務處現正全面檢討警隊的翻譯服務，從而尋求解決人手短缺的辦法。據知，處方希望以相同基準來估計警察翻譯主任和中文主任的人手需求，但事實上兩個職系無論在入職要求、處理的文件性質及質素要求均有差異，以同一基準計算人手需求，並不恰當。該處三位高級中文主任會繼續與警隊管理層磋商，爭取以合理公平的方式計算所需人手，而本署職管組會密切注意事情發展。
對外駐中文主任的支援
13. 有關對外駐同事的支援，歐陽女士表示，本署翻譯組須同時應付多個局和部門的翻譯需求，工作繁重，但遇有其他部門的同事求助，都會盡量提供協助。舉例來說，今年上半年內，本署先後協助香港海關和工業貿易署翻譯多冊行動守則及中小型企業發展報告書。至於駐決策局中文主任與本署翻譯組的分工，一般原則是行政會議文件、立法會例會文件和答問由本署負責，其他文件則由駐局中文主任負責，不過，細節的工作安排會視乎個別決策局的情況而定。每當駐局同事需要協助，本署翻譯組都會盡力援手。鍾女士指出，良好的溝通有助緩解工作上的磨擦，駐局同事宜多與局內其他人員聯繫，而本署也會透過親善訪問向局和部門人員反映同事工作上面對的限制和困難。
新會計制度
14. 部門秘書陳國芳女士簡介政府即將推行的新帳目匯報方式，而本署是11個須實施跨部收費的部門之一。新制度以‘應計制會計’計算各項服務的成本，簡言之，是把部門在提供服務時所耗用資源的全部成本（包括人員的例假和退休金），都計算在內，以便更全面和準確反映提供服務所需的資源，確保服務更具成本效益。
15. 陳女士續說，新的會計制度將適用所有政府部門及職系，並非針對本署及中文主任職系而設。在新制度下，中文主任提供的服務或會顯得成本頗高，同事務須維持良好服務質素，令服務對象覺得物有所值。明年採用新制度前，將會與翻譯組各總中文主任研究工作量與人力的計算方法。
工作量統計報表
16. 協會提出，現有的中文主任工作量報表未能充分反映同事的工作情況，署方會否予以修訂。歐陽女士回應說，現有工作量報表主要是為收集翻譯和核稿的統計資料而設，着眼於量化的數據，且力求方便易用，避免同事用上太多時間填寫。不過，過去數年，報表已因應同事的工作性質轉變而作出多次修訂，報表除列出核心職務的字數／時數外，亦設有適當的欄目供同事填報用於其他職務（例如編訂辭彙和資料搜集等）的時數。日後也會繼續按情況需要而把報表修訂。
席上提出的討論事項
表現評核制度
17. 田先生指出，推行新評核制度之初，署方表示會考慮設立評核委員會，負責覆核所有中文主任的評核報告，確保評核標準寬緊一致，他詢問此事現時的進展。歐陽女士回答說，由評核委員會覆核評核報告，同樣有其限制。以中文主任職系的人數來說，委員未必對每位人員都有深入認識，可以作出客觀準確的評論。但無論如何，本署會在新評核制度實施一、兩年後，作出檢討，並會視乎檢討結果決定是否成立評核委員會。
18. 鍾女士表示，語文能力是評核表現的重要一環，也是晉升選拔的主要考慮因素，但現時有部分同事的評核人和加簽人均不屬中文主任，難以公平客觀地評核同事的語文水平及專業技能，如能設立機制，令同事的評核人和加簽人中，至少有一人是中文主任，則可確保評核報告能真實反映同事的表現。她希望協會和其他同事能就此提供意見。
19. 歐陽女士指出，根據現時的調職政策，盡可能不會安排同事連續兩個崗位均由非中文主任擔任評核人，有助同事得到公正評核。田先生說，據他所知，較大部門總部的總中文主任或高級中文主任，一般會擔任分處同事的加簽人，並會在評核前收取文件樣本作為參考。此外，中文主任職系過往曾實施輔助評核制度，後因同事反對而取消。他表示會就此事徵詢會員的意見。
法定語文專員的調動
20. 田先生表示，過去幾年，法定語文專員的調動頻仍，或多或少影響了本署的運作，他希望知道中央政府有否考慮由中文主任出任專員一職。鍾女士回應說，長遠來說，中央政府當然希望個別職系最終能獨立運作，並由職系同事擔任首長，不過，這個轉變絕不能一蹴而就，而是職系的長遠發展目標。要朝著這個方向邁進，同事本身必須作好準備，不能單單埋首文字工作，應擴闊視野，多接觸行政管理工作，並積極參與各類型的培訓。
結語
21. 最後，鍾女士表示，中文主任職系的培訓策略和表現評核制度關係重大，對職系的未來發展影響深遠，她希望協會能徵詢會員這兩方面的意見，以便大家共同參詳研究，訂出妥善的方案。
22. 會議在下午五時十分結束。