法定語文事務署
部門協商委員會
特別會議記錄

日期

二零零零年七月二十七日(星期四)

時間

下午二時三十分

地點

金鐘道政府合署二十二樓法定語文事務署會議室

出席者:

管方代表

李立新先生 (主席)

法定語文專員

 

川錦鴻先生

首席中文主任

 

盧歐陽婉嫻女士

總中文主任(職系管理)

 

陳國芳女士

部門秘書

 

謝家寶先生

公務員事務局代表

 

馮淑瑜女士 (秘書)

副部門秘書1

 

 

職方代表


 
 

田繼賢先生

高級中文主任
(政府中文主任協會主席)

陳慧思女士

高級中文主任
(總中文主任及高級中文主任代表)

鄭偉康先生

一級中文主任
(一級中文主任及二級中文主任代表)

梁志強先生

高級繕校員
(政府繕校員協會主席)

陳慧霞女士

助理文書主任

 

開會詞

主席表示,他在六月九日的特別會議上,已扼要講述本署及中文主任和繕校員兩個職系未來三年的人力計劃。庫務局和公務員事務局的聯席小組已審議部門及職系首長所提交的人力計劃,並已在七月中公布結果。為此,他特別召開會議,向部門協商委員會職方代表匯報聯席小組的審議結果,希望各代表把信息告知其他同事。

庫務局/公務員事務局聯席小組的決定

2. 主席說,經聯席小組審議後,所有要求保留現有空缺和開設已獲撥款職位的申請,均獲批准。局和部門提交的人力計劃,也全部已獲小組接納;不過,計劃內的增減數字只屬初步構想,細節仍得按實際情況作出修訂。

3. 主席說,政府的目標是在三年內刪減10 000個公務員職位。整個公務員編制在二零零零至零一年度會先行刪減6700個職位,其中4 380個為空缺,另外2320個則為已獲撥款但尚未開設的職位。由於這6700個職位目前無人充任,所以人力計劃建議第一年刪減的職位不會引致人手過剩。而且,當中九成以上的職位均屬基本職級,故刪減職位後不會削弱在職人員的晉升機會。部門可以保留刪位所省下的款項,用作資源增值計劃上繳的一部分,或用來提供新的服務。主席強調,第二和第三年計劃刪減的職位數目只屬初步構想,是否落實,要視乎其他因素能否配合。

4. 此外,聯席小組批准保留5800個職位,包括了2700 個空缺和3 100個已獲撥款但尚未開設的職位。局和部門可安排在職公務員晉升或轉任;如獲小組特別批准,也可向外界招聘小數目的公務員。

5. 主席表示,局和部門如要進一步刪減有人充任的職位,則須確保受影響的人員可藉茼蛣M流失、自願退休或重新調配崗位等方式,獲得妥善安置。而且,在刪減有人充任的職位或其他空缺時,必須先行徵詢職系首長的意見,獲得職系首長同意後方可落實。因此,有些局和部門需要把外判計劃的步伐放緩,以作配合。總而言之,政府定會貫徹既定的政策,盡量避免遣散員工,並會藉茩奐s調配人手、再培訓在職人員和推行中央人手配對機制等方式,解決人手過剩的問題。

 

對法定語文事務署和兩個職系人手編制的影響

6. 主席說,不計3個編外職位在內,本署會在未來三年刪減以下14個職位:

年度

空缺/有時限職位

有人充任的職位

2000/01

4個空缺(2個即時傳譯

主任、1個高級行政主任

1個二級私人秘書)

2(1個總中文主任額外職位會在明年三月刪除;1個一級中文主任職位因升格為高級中文主任,已在七月三日刪除)

2001/02

2個有時限職位(1個高級

中文主任職位和1個二級

中文主任職位,這些職位並無人充任)

2002/03

4個空缺(全部均為中央人手

補缺職位,即1個高級中文

主任、1個一級中文主任和

2個二級中文主任)

2(為繕校員替假職位)

 

7. 此外,本署申請保留的空缺和已獲撥款但尚未開設的職位,也全部獲得批准,其中包括3個即時傳譯主任的空缺。主席告知與會者,署方會盡量填補這些獲准保留的職位,並鼓勵有興趣的中文主任投考即時傳譯主任。

8. 中文主任和繕校員兩個職系在未來三年預計刪減的職位,已於六月九日的特別會議上詳細解釋,即中文主任常額職位的刪減淨額為48(1個高級中文主任、13個一級中文主任和34個二級中文主任);繕校員常額職位的刪減淨額則為44(1個高級繕校員和43個繕校員)

9. 至於跟進工作方面,本署即將發出便箋,提醒各局和部門遵守以下兩點:

─ 按照人力計劃刪減中文主任和繕校員的現有空缺 時,必須知會法定語文事務署。

─ 如要刪減有人充任的職位,必須先徵得法定語文專 員同意。

(會後補註:便箋已於八月一日發出。)

10. 主席接著說,本署會視乎自願退休計劃的申請人數,考慮局和部門的刪位要求。另一方面,本署會安排人手,填補新開設的職位。

11. 部門秘書補充說,刪減職位分兩個階段進行。局和部門(包括本署)須先於八月底前依照聯席小組的決定,刪減2000/01年度不會保留的空缺。至於其他空缺和有人充任的職位,局和部門須與有關職系首長磋商刪減職位的日期。

12. 田繼賢先生說,雖然政府當局要求局和部門在刪減職位前先徵求職系首長同意的指示,十分清晰,但據他了解,有些部門沒有事先諮詢署內中文主任,便提出刪減一個中文主任職位,甚至要翻譯組的中文主任同事提供刪減該職位的理由,完全不理實際需要。他希望主席在考慮局和部門刪減中文主任職位的要求時,詳細檢討工作量和人手安排,以免加重中文主任同事的負擔。田先生表示,有些職系的入職要求與中文主任相若,希望管方研究能否為中文主任作特別轉職安排,邀請這些職系優先考慮中文主任的轉職申請。田先生再詢問,管方可否為中文主任提供即時傳譯訓練,幫助他們轉任即時傳譯主任。

13. 主席回答說,他常常提醒外駐的中文主任在部門遇到問題時,應主動知會管方,以便管方與部門的管理層交涉。他說,繕校員可以協助處理文書工作,再培訓為多技能員工的空間較大。在現階段,中文主任主要仍做翻譯工作,署方會盡力為中文主任同事提供專業訓練,協助他們在翻譯和語文方面有更佳表現。他表示可以安排講座,介紹即時傳譯主任的工作要求和工作情況,以便有興趣的同事投考,但為中文主任安排即時傳譯操練,以便考取有關公開招聘職位一事,則須小心處理,以免受外界詬病。至於特別轉職安排,要視乎參加自願退休計劃的人數及職系實際過剩人手而定。如有需要,他樂意向公務員事務局反映同事對特別轉職安排的意見。

14. 梁志強先生欣悉局和部門在刪減有人充任的職位前,先要徵求有關職系首長的同意。他希望法定語文專員在考慮刪減繕校員職位的要求時,先了解日後中文打字的需求,以及刪減職位後,如何處理日常的工作。他舉例說,警務處爆炸品處理課在本年度開設了一個有時限的中文主任職位,但並未有提供中文打字支援。有關中文主任只好向本署求助,要求繕校員組提供支援。由於正值立法會休會,工作量減少,繕校員組才可安排人手協助,但復會後,就恐怕愛莫能助。

 

自願退休計劃

15. 鄭偉康先生表示,中文主任同事都很關心職系的前景,希望知道申請自願退休的人數。他詢問管方會否在自願退休計劃截止申請前,公布各職級的申請人數,以便同事作出個人考慮。主席回答說,管方會在審批所有申請後,公布自願退休的總人數。

16. 主席強調,自願退休計劃純屬個人決定,同事不應互相影響。在申請限期後公布數字,目的是交代計劃的結果,並非供作參考。

17. 田繼賢先生認為,管方在截止申請前公布申請數字有助提高透明度。梁志強先生同意,工會只需在截止申請後知道申請人數,如提早公布數字,同事決定是否提早退休時,便會受羊群心理影響。

18. 總中文主任(職系管理)指出,由於申請自願退休的同事有權在當局發出批准前隨時撤回申請,因此數字或許會有變動,故不宜過早公布有關數字,以免引致無謂揣測。公務員事務局曾表示,有關職系對自願退休計劃的處理要步伐一致,如本署在申請限期前公布申請數字,未必恰當。

19. 謝家寶先生說,公務員事務局暫時未決定何時公布自願退休計劃的申請人數及有關資料。他會反映員方的意見,給公務員事務局參考。

20. 梁志強先生聽聞有些部門設定自願退休人數的限額,並詢問自願退休人數是否設有限額。謝家寶先生回答說,自願退休人數並沒有限額,但個別部門在處理申請時,可能考慮到運作上的需要,而希望保留一定數目的員工。部門秘書說,自願退休計劃並沒有設定申請上限,也沒有在部門或職系之間設定限額。財政方面,政府已向立法會財務委員會申請了11億元撥款,部門和職系首長每兩星期會向公務員事務局匯報申請人數和涉及的款額,以便政府考慮撥款是否足夠。

21. 由於職方代表再沒有提出其他問題,會議在下午三時四十五分結束。

 

 

法定語文事務署

二零零零年八月四日

檔號:OLA/P/2/12/7