日期：二零零零年七月十二日及十三日
時間：上午九時十五分至下午十二時十五分
地點：北角政府合署四零一室公務員培訓處演講廳
法定語文專員李立新先生歡迎同事出席自願退休計劃簡介會。李先生首先介紹簡介會的程序，繼而講述自願退休計劃的背景和原則，並解釋中文主任和繕校員職系加入計劃的原因，以及由此帶來的影響。
2. 李先生在介紹自願退休計劃的補償方案後，列舉了各項退休福利和限制，並將計劃的細節及其他有關資料，向與會者逐一介紹。
3. 隨後，部門秘書陳國芳女士舉了一些例子，向與會者講解補償方案的原則和計算程式，並說明不足兩年的年資，不會按比例計算補償金。陳女士說，為方便大家作出抉擇，署方會為每位中文主任和繕校員計算自願退休補償金和退休金，然後把計算結果發給各同事，但確實的數額則以庫務署在同事離任時所計算的結果為準。
4. 公務員事務局代表何麗嫦女士於七月十二日出席簡介會時，即席解答了以下一些涉及計劃原則和政策上的問題。在七月十三日的簡介會上，署方人員也覆述了何女士的答覆。
1︰ 究竟這項自願退休計劃是一次過，還是會在檢討後訂為常設措施？問
答1︰ 自願退休計劃是一次過推行的計劃。待計劃實施後，當局會進行檢討，按照計劃的成效和實際情況，決定應否再次推行，或訂為常設措施。
問2︰ 自願退休計劃資料小冊提及當局會檢討這項計劃，“然後決定這項計劃應否再次推行，或訂為常設措施”。可否詳細解釋 “常設措施”的意義？
答2︰ 自願退休計劃如訂為“常設措施”，當局會在有需要時作出審慎考慮，並會按既定程序向行政長官會同行政會議及立法會申請批准和撥款，然後再次推行。
問3︰ 有關自願退休計劃資料小冊第8頁問題12的答案，當局會否推行第二輪自願退休計劃？
答3︰ 正如剛才所述，當局會在自願退休計劃實施後進行檢討，以決定會否再次推行。
問4︰ 如當局在檢討後決定推行第二輪計劃，處理今次計劃沒有包括的職系，則納入今次計劃的59個職系的人員，會否再有選擇自願退休的機會？
答4︰ 檢討結果有多個可能性，在現階段難以確定會否再次推行這項計劃，以及第二輪計劃會包括哪些職系。
問5︰ 自願退休計劃資料小冊“撮述的各項條文，僅供參考。有關計劃的詳細條文，應以行政長官會同行政會議通過者為準”。可否公布這些詳細條文，以免引起爭議？
答5︰ 自願退休計劃的詳細條文，列載於提交行政長官會同行政會議審議的文件，而該文件其後已夾附於編號FCR(2000-01)27的財務委員會文件，各同事可到立法會的網頁(http://www.legco.gov.hk/）查閱。
問6︰ 假如自願退休計劃的某些安排與《公務員事務規例》有所牴觸，應以何者為準？
答6︰ 我們並無發現自願退休計劃有任何安排與《公務員事務規例》有所牴觸，如同事發覺有這類情況，可告知公務員事務局，以便作出詮釋。
問7︰ 根據申請通告， “甄選準則”之一是“如果在運作上，讓申請人離職會使有關服務因為不能改用其他方式或改由其他服務提供者提供而受到影響，則其申請將不獲批准”。可否就這項準則詳作解釋？
答7︰ 部門首長最熟悉部門的運作情況，因此，部門須考慮申請人離職後，有關服務會否因為不能改用其他方式或其他服務提供者提供而受到影響，從而決定是否審批申請人離職。除非運作上有必要，否則應盡可能批准同事的自願退休申請。
問8︰ 申請結果除了個別通知外，會否向所有同事公布，以示公正和透明？
答8︰ 職系首長會在同一時間（即今年年底）向個別申請人發出通知。申請自願退休純屬個人決定，實不宜也不需要將結果公布周知。事實上，申請人（特別是申請不獲批准的同事）也未必希望把自己的身分和申請結果公開。
問9︰ 在一人崗位擔任有時限工作的同事，可否申請在時限屆滿（如二零零二年三月三十一日）後才自願退休？當局會否基於此舉有助減少對工作的影響而接納其申請？
答9︰ 所有獲准自願退休的人員均須在二零零零年十二月三十一日至二零零一年十二月三十一日期間離任。部門首長如有充分理由，可在徵得公務員事務局同意後，押後有關人員的離任日期。由於各個有時限職位的工作情況各有不同，可否中途換人，實不能一概而論，須按個別職位的情況予以考慮。運作上而言，大多數自願退休的人員應可分批離任。
問10： 獲准退休的同事，其領取的補償金和退休金是計算至何日為準？假若同事在放取所有假期後，其退休日期為二零零一年六月，但政府卻在五月份宣布公務員減薪。這樣會否對退休金有影響？
答10︰ 退休金會計算至同事正式退休之日（即放取所有積存假期後）為止。如公務員在二零零一年五月實施減薪，而同事在同年六月正式退休，則按最後實職月薪計算的自願退休補償金將會相應減少。不過，退休酬金和每月退休金則是按照同事最高的每年薪酬計算，因而不會受到影響。
問11︰ 自願退休人員在退休後轉職公營機構，其每月退休金須暫停發放的理據何在？
答11︰ 根據規定，退休人員如轉職公營機構，而該機構乃屬政府憲報公布受到《退休金條例》和《退休金利益條例》有關條文限制的機構，則其每月退休金會暫停發放。這項規定是要避免以公帑同時支付同一人員的每月退休金和月薪。
問12︰ 員工資源中心是否一個為自願退休同事介紹工作的機構？
答12︰ 員工資源中心會為準備轉職的同事提供培訓資料和協助，而勞工處亦會參與支援。員工資源中心會把有意求職的退休人員轉介勞工處，以便按照現行的做法和程序提供協助。
5. 隨後，署方代表就同事在會前所提交的問題，於席上逐一解答。（另有部分有關計劃細節的問題，則已採用書面形式作答，並即席把答問資料發給同事參考）（附件I）。
1： 年資未滿十年的同事，可否參加自願退休計劃？又可否領取每月退休金？問
答1：
w 合資格的同事不論年資多少，均可申請自願退休。
w 只要申請獲准，即可在正式退休後領取每月退休金。
問2： 中文主任和繕校員職系的自願退休計劃是否設有限額？
答2： 這項計劃並無預定的退休人數。政府會根據計劃所獲的撥款，盡可能接納多些申請人。
問3： 在審批中文主任和繕校員的自願退休申請時，是否真如申請通告所述，只採用兩項甄選準則？
答3： 是，審批時只以運作需要和服務年資為準則。
問4： 可否就運作需要的準則，詳加說明？
答4：
w 如果申請人所擔任的工作崗位，無法覓得合適人選接替，而其服務又不能改用其他方式提供，則申請可能不會獲准，以免影響運作。
w 所謂“其他方式”，乃包括由其他人員分擔職務、聘用非公務員合約制僱員，或把工作外判等等。
問5： 假如經過一段時間後，仍無法覓得合適人選接替申請人的職位，則其申請會否基於運作需要的準則而被拒？
答5：
w 如果無法覓得合適的人選，在計劃訂明的離任期間(即二零零零年十二月三十一日至二零零一年十二月三十一日)接替申請人的崗位，則可能會拒絕其申請。
w 不過，署方會盡量作出安排，例如透過加強培訓和延長交接期等方法，調配人手接替申請人的工作，以便讓合資格的申請人提早退休。
問6： 申請通告第9段說“職系內年資較長的人員會獲優先考慮”。請問“年資”是指任職中文主任職系的年資，還是在政府服務的年資？
答6： 這是指任職中文主任的年資，而非在政府服務的年資。
問7： 可否舉例說明申請不獲批准或申請獲批准但離職日期須延後的原因？
答7：
w 如申請人不符合申請通告第5段所列的申請資格，又或因申請人數眾多，基於財政上的考慮只能按服務年資批准部分申請，則會有申請不獲批准的情況出現。
w 申請人的離任日期，完全取決於部門的運作需要，因此，如部門的工作無法容許申請人盡早離任，則有需要酌情把離任日期押後，以致退休日期也須順延。
問8： 當局是否集齊所有申請才審批？
答8： 是，署方會集齊所有申請才全盤審批。
問9： 可否舉例說明申請被拒的員工可以何種理由提出上訴？
答9：
w 由於申請被拒的理由可能各有不同，故申請人可按個別情況，決定是否有充分理據提出上訴。
w 署方在未進行審批前，實難估計員工可以何種理由提出上訴。
問10： 批核結果是否必定在二零零零年十月三日之後發出？
答10： 是，因為署方會在集齊所有申請後才全盤審批，加上審批需時，估計申請人在二零零零年十二月間，才可獲知申請結果。
問11： 申請結果會否一次過宣布？
答11： 除非有特殊情況，否則署方會在同一時間將結果通知申請人。
問12︰ 獲准自願退休的人員，最早和最遲會在何時離任及退休？
答12：
w 獲准退休的人員均會在二零零零年十二月三十一日至二零零一年十二月三十一日期間離任，並在放取所有積存假期後正式退休。
w 由於同事所積存的假期長短不一，而離任日期也因運作需要而各有不同，因而難以斷言最早和最遲的退休日期。
問13： 員工可否選擇於何時離任？
答13： 不可以，因為離任日期是按照運作需要訂定。
問14： 十二月三十一日前發信通知的批核結果中，是否可知悉確實的離職日期﹖
答14： 核准通知書會列出退休日期，不過該日期須按下列因素作出調整：
w 申請人所屬部門的運作需要；及
w 申請人積存的假期總額。
問15： 退休的生效日期為何？
答15：. 自願退休的人員在放取所有積存假期後，才正式退休。
問16： 員工申請若被接納，是否在收到批核信後即時放取員工自己所有積存假期？
答16： 不是。開始休假的日期，由署方與部門首長按運作需要協商決定。
問17： 獲准自願退休的同事在退休前放假期間，能否出外工作？
答17： 自願退休人員須遵守適用於退休人員的規則和規例，如在退休前放假期間從事外間工作，則須根據《公務員事務規例》第559條向政府申請。
問18： 自願退休後，能否再申請政府職位？
答18： 可以，但根據《退休金條例》和《退休金利益條例》及其規例的規定，每月的退休金會暫停發放。這項暫停發放退休金的規定，亦適用於憲報公布的資助機構或公營機構。
問19︰ 如有同事選擇自願退休，並獲批准，當局會否相應刪減一個同級／不同級的中文主任或繕校員職位？
答19︰
w 如有人員獲准自願退休，當局會相應刪減該員所屬職系的一個常額職位，級別不論，而刪減的職位不一定是退休人員離任後騰空的職位。
w 中央人手配對機制開設的有時限職位在時限屆滿後刪除，可作為刪減的職位計算。
問20： 同事離任後，其所屬部門的中文主任／繕校員職位，會否有其他同事替代？
答20： 這方面須視乎部門的實際運作需要，由部門首長與職系首長協商決定。
問21： 因同事參加自願退休計劃而騰出非有時限工作，那麼現擔任有時限工作的同事，會否有機會被調到這些崗位？
答21： 會。無論調任有時限工作崗位或常額編制崗位，都屬正常調派，並按運作需要來安排。
問22： 如同一個部門內，有數位同事選擇自願退休，管方會如何安排各人的離任日期？管方有沒有規定離任時限？當部門某些同事離任後，他們原本的工作是否由其他沒有參加計劃的同事分擔？管方會否重新調配人手？管方會怎樣協助留任同事應付日後的工作？
答22：
w 管方會視乎部門的運作需要，以及同事在所屬職系的服務年資，安排他們分批離任。
w 有，最後離任日期為二零零一年十二月三十一日。
w 離任同事的職位如予保留，則會由接替的同事負責；如職位在同事離任後刪除，則可能要重新調配人手，或將工作外判，由部門視乎運作需要決定。
w 管方會加強對同事的培訓，而部門則可能會藉著重新調配人手、聘用非公務員合約制僱員和外判的方式，來協助同事應付日後的工作，視乎實際情況而定。
問23： 有些同事可能因工作關係無法出席簡介會，部門會否整輯簡介會的內容(特別是答問部分)和資料，印發給同事參考？
答23： 署方在整理所有資料和記錄後，會把簡介會的內容紀要分發給同事參考。
6. 在署方解答會前交來的問題後，同事紛紛就自願退休計劃的安排和兩個職系的前景提問和發言，而署方人員和公務員事務局代表也即席作答。
1： 在截止申請日期過後才獲確實聘任的人員可否參加自願退休計劃？問
答1： 自願退休計劃對申請人的服務年資並沒有限制，即使未獲確實聘任，也有資格申請自願退休。
問2︰ 自願退休的申請批准與否，是由部門首長還是職系首長決定？
答2︰ 自願退休的申請批准與否，最終是由公務員事務局局長授權職系首長決定，而部門首長只會按運作需要，建議申請人的離任日期。
問3： 同事如因健康理由選擇自願退休，並隨申請表提交醫生證明書，則其申請會否獲優先考慮？
答3： 健康理由雖非甄選準則之一，但職系首長審批申請時，也會體恤考慮。
問4： 可否呼籲外駐的同事在部門遞交自願退休申請書後，立即知會法定語文事務署，以便及早與部門洽商，避免部門趁機刪除同事自願退休後騰出的職位？
答4： 根據公務員事務局第13/2000號通函的規定，部門在接獲自願退休的申請書後，必須在一星期內把申請書轉交職系首長審批，並須註明是否需要接替人手。因此，職系首長也可在短時間內知悉部門是否有意刪減職位，早作籌謀。
問5： 為確保審批過程公平公正，政府中文主任協會要求署方公布申請結果。
答5： 署方審批申請的過程是絕對公平公正，但若把結果公布周知，可能會侵犯私隱。不過，落選的申請人如有疑問，可以要求署方提供批核資料，以證明審批過程絕對公平。再者，落選申請人可以在一個月內向法定語文專員提出上訴；若不滿意上訴結果，可再向公務員事務局局長提出上訴。
問6： 繕校員協會也認為申請自願退休純屬個人決定，不宜公布周知，但署方可否考慮公布獲准及落選的申請數目？
答6： 署方在完成審批申請的工作後，會向同事公布獲准及落選的申請數目，但不會公開個別申請人的身分和資料。此舉既可尊重個人私隱，又能保持透明度。
7： 根據規定，退休金應以最高的每年薪酬計算，而自願退休計劃的補償金則是按照最後實職月薪計算。如明年公務員實施減薪，則自願退休人員正式退休時的實職月薪，便會低於最高每年薪酬，政府會以哪個薪金額作為計算退休金的基準？問
答7： 自願退休補償方案分為兩大部分，即退休金及自願退休補償金。退休金是以最高的每年薪酬計算，因此，即使明年公務員減薪，退休金的數額也不會受到影響。自願退休補償金則是按照最後實職月薪計算，如最後實職月薪因實施減薪而下調，補償金的數額也會相應減少。
問8︰ (a) 最高每年薪酬是指退休前12個月的月薪總和，還是指最後實職月薪乘以12個月？
(b) 自願退休人員須屆正常退休年齡，才獲調高每月的退休金，而金額則會按累積增幅計算。請說明“累積增幅”的意思。
答8︰
(b) 自願退休人員未屆正常退休年齡前，每月的退休金雖不會作出調整，但到了正常退休之齡，則會按照退休金在此期間的複算增幅，一次過將每月退休金調高至最新的水平。
(a) 計算退休金所依據的最高每年薪酬，是指最高實職月薪乘以12個月，而自願退休補償金則按照最後的實職月薪計算。
問9： 屬於新退休金制的自願退休人員，可否選擇低於50%的折算率？
答9： 可以。一筆過退休酬金 (lump sun pension gratuity) 的50%折算率實為上限，退休人員可選擇採用以5% 遞減的較低折算率﹔換言之，每年退休金 (annual pension) 的折算率，可以由50%遞增至55%、60%、65%…或95%。
問10： 自願退休人員如屬新退休金制，在計算其正常退休時可獲得的退休酬金方面，會假設該員的正常退休年齡為60歲抑或55歲？
答10： 凡屬新退休金制的人員，其正常退休年齡均假設為60歲。
問11： 同事如在二零零一年六月底正式退休，而其增薪日期是六月一日，則可否獲得增薪？
答11： 同事在明年六月一日若未正式退休，則仍屬公務員身分，可獲正常增薪。
問12： 計算退休酬金和補償金時，服務年資會否扣除可供計算退休金的無薪假期？
答12： 無薪假期如訂明為可供計算退休金，則不會從服務年資中扣除。
問13： 初入職時在分娩期間放取的無薪假期，會否從服務年資中扣除？
答13： 除非特別註明，否則一般無薪假期均會從服務年資中扣除。
問14： 雖然署方會安排為每位同事計算自願退休補償金和退休金的金額，以供參考，但若能提供計算的電腦程式，不單可減省署方的人力，也可容許同事根據個別情況自行計算。
答14:
w 鑑於同事未必懂得運用電腦範本來計算補償金和退休金，所以署方才特別安排為每位同事計算，以供參考。同時，設於公務員培訓處的員工資源中心，也有專人為有需要的同事講解。w 但無論如何，確實的金額均以庫務署和審計署在同事離任時的最後計算結果為準，其餘資料僅供參考之用。
[會後附註：署方已應所請，把電腦計算範本發給政府中文主任協會，以便有興趣的同事自行計算。]
問15︰ (a) 未婚人員若在自願退休後才結婚生子，其配偶及21歲以下的未婚子女是否同樣享有一般退休人員家屬的福利？
(b) 如在自願退休後轉到公營機構任職，而該機構又提供僱員醫療及其他福利，則可否同時享用退休人員的福利及該機構的僱員福利？
答15： (a) 自願退休人員既享有與一般退休人員相同的福利，則在退休後結婚生子，配偶和21歲以下的未婚子女也可根據《公務員事務規例》第900條享有退休人員家屬的福利，但必須以書面通知庫務署長俸分部。
(b) 基於避免雙重福利的原則，公務員事務局通函第55/96號規定，退休人員不能同時享有退休人員福利和公營機構提供的福利。因此，轉職人員必須在兩種福利之中任擇其一，然後向庫務署長俸分部申報。
問16︰ (a) 自願退休人員在退休前休假期間，可否繼續領取房屋津貼？
(b) 自願退休人員須於何時清還置業首期貸款？一筆過退休酬金及自願退休補償金可否用來清還首期貸款？
答16： (a) 自願退休人員在放取積假期間，並未正式退休，其身分仍屬公務員，因而可以繼續領取房屋津貼。
(b) 根據公務員事務局第13/2000號的自願退休計劃通函，當局特別批准自願退休人員留待正式退休當日，即放取所有積存假期之後，才清還置業首期貸款。因此，當局會按照《公務員事務規例》第1672條的規定，在同事退休當日從其折算退休酬金中扣回尚未清還的貸款。
問17︰ 參加自願退休的人員如現時正與配偶享用其公營機構僱主(例如職業訓練局)所提供的醫療福利，則他日配偶退休後，可否重新享用政府退休人員的醫療福利？
答17︰ 配偶退休後，同事有權選擇重新享用退休人員的醫療福利，但必須以書面通知庫務署長俸分部。
問18： 同事如在其他資助機構任職，退休金會否暫停發放？兼職工作又有何限制？
答18： 在憲報公布受到退休金法例限制的公營機構任職，不論全職或兼職，退休金都會暫停發放。
問19： 自願退休人員如任職公營機構，其每月退休金須暫停發放。但日後不再受聘於公營機構時，可否恢復領取每月退休金？又是否須向政府申請？手續如何？
答19： 退休人員停止受僱於公營機構後，可恢復領取每月退休金，但必須以書面通知庫務署長俸分部。
問20︰ (a) 自願退休人員在正式退休後兩年內，如欲轉到公營機構任職，必須向職系首長申請批准，這類申請會否不獲批准？
(b) 自願退休人員如在退休後轉到私人機構任職，是否須向職系首長申請批准？
答20： (a) 在退休後兩年內工作必須申請的規定，不僅限於公營機構的職位，而是廣及一般私人機構職位及自行經營的業務。政府訂立這項規定，是要防止退休人員擔任與其退休前職務有利益衝突的新工作，以免損害公眾利益。一般情況下，這類申請均會獲准。
(b) 根據《公務員事務規例》第326(1)條，在正式退休後兩年內，退休人員須得到批准才可自行經營生意、出任公司董事、成為合伙業務的合伙人或成為僱員。因此，退休人員必須事先取得批准，才可轉到私人機構任職；即使是兼職或短期職位，也須申請批准。
問21： 受到《退休金條例》及《退休金利益條例》有關退休後任職條文限制的公營機構，日後會否增加？這類機構是否包括香港公開大學或資助學校等獲政府資助的機構？
答21： 這類公營機構是根據退休金法例而劃定，現時共有16間，日後若有增加，將會依照規定在憲報上公布。至於香港公開大學和資助學校等現時沒有載於名單上的機構，則不在此列。
問22︰ 自願退休人員明年離任的日期，是否由部門首長決定？
答22︰ 部門首長會按照運作需要，建議申請人的離任日期，而職系首長會通盤考慮整個職系的人手情況，然後作出最後決定。
問23： 決定申請人的離任日期時，可否考慮申請人本身的意願？
答23： 就離任日期而言，管方必須先顧及運作需要，在可能範圍內，也會考慮申請人的意願和特別要求，但始終會以公務上的考慮為大前提。
問24： 管方在決定自願退休人員的離任日期時，可否酌情安排，使同事能多獲一次增薪，或使其可供計算退休金的服務年資達到兩年的倍數，從而領取數額較高的退休金和補償金？
答24： 管方在決定同事的離任日期時，必須以部門的運作需要和職系的人手情況為原則。在可能範圍內，也會考慮同事的意願和要求。
問25： 如同事正擔任有時限職位，而該職位的時限將於二零零一年三月三十一日屆滿，則同事可否假定自己會於同年四月一日離任？
答25： 同事不宜這樣假定，因為部門首長會按照運作需要建議自願退休人員的離任日期，而職系首長則會通盤考慮整個職系的人手情況，才作出最後決定。
問26： 存假餘額(sinking balance)是否也要在退休前全部放取？
答26： 是，所有假期均須在退休前放取。
27： 據悉每當有同事獲准自願退休，所屬職系即須相應刪減一個職位。但現時中文主任和繕校員職系均面對人手過剩的問題，若在同事自願退休後刪除同一數目的職位，又怎可藉着自願退休計劃吸納超額的人手？問
答27：
w
法定語文事務署也考慮到這個問題，因而在較早前特別要求公務員事務局澄清。其後公務員事務局同意，按規定刪減的職位，可以是中央人手配對機制所開設的有時限職位，即有時限的職位在期滿後撤銷，也能符合刪位的規定。
w 署方在刪減所有用以安置超額人手的有時限職位後，才會按人手情況和運作需要考慮刪減常額職位。
w 不論情況怎樣，政府的一貫政策是不會遣散員工。
問28： 計劃規定自願退休的同事最遲須於二零零一年十二月三十一日離任，而所屬職系必須相應刪減同一數目的職位。假若屆時部分有時限的職位仍未到期撤銷，會否改為刪除其他常額職位來符合刪位的規定？
答28： 有關刪位方面的安排，可按實際情況和申請人的數目來全盤考慮。由於相應刪減職位是這項計劃的基本原則，故若有時限職位的數目不足以抵銷所有核准的申請人數，則可能要削減常額職位。至於時間配合的問題，職系首長可酌情提出把刪位的時間稍作調整，而公務員事務局也會按個別情況來考慮。
問29： 關於刪減有時限職位的問題，在時間上會如何配合？是否要在同事離任後隨即刪除未到期撤銷的職位？
答29： 如果有時限職位的工作仍未完成，署方會按正常調派方式派人接替，直至工作完成才把職位刪除。
問30： 同事自願退休後相應刪位的時間可有硬性規定？雖說所有自願退休同事均須於二零零零年十二月三十一日至二零零一年十二月三十一日期間離任，但刪減職位時可否分期進行，例如同年刪減部分職位，次年待一些有時限職位到期後，再行刪減抵銷？
答30： 每有人員自願退休即須刪減一個職位的規定，乃計劃的基本原則，但時間方面並沒有硬性規定。職系首長和部門會根據運作需要作出合理的安排。若在運作上有充分的理由把刪位時間押後，公務員事務局也會酌情考慮。
問31： 刪減職位的最終決定權誰屬？
答31： 職系首長會按照政府就自願退休計劃所定的原則，與部門磋商，然後作出刪減職位的決定。
問32： 如果自願退休計劃的反應欠佳，不能完全解決人手過剩的問題，當局會否再度推行中央人手配對機制？又可否為某些職系作出特別安排，在有需要時立即按這個機制開設新職位，而毋須留待一批有時限職位到期後，才再開設另一批職位？就中文主任的情況而言，雖然出現了超額人手，但某些部門卻極度需要額外的中文主任提供服務，可見資源分配不均。對於這種情況，可有其他方式或機制解決？
答32： 中央人手配對機制乃為應付超額人手問題而設。因此，部門如有常規職務須由中文主任負責，則應考慮開設常額職位而非有時限的職位。不過，如果自願退休計劃未能完全吸納過剩的人手，當局會再次推行中央人手配對機制，安排同事擔任有時限的職務。這個機制下一輪的工作，會由一般職系處負責。
問33： 假如申請自願退休的人數，較所屬職系的超額人手為多，則除刪減那些用以安置超額人手的職位外，會否再刪除餘下數目的職位？可否顧及留任同事的士氣，將這些職位保留？又假如申請自願退休的同事不足超額之數，署方會如何處理餘下的超額人手？日後部門為響應資源增值計劃而要再削減職位時，署方又有何對策?
答33：
w 根據自願退休計劃的原則，如有同事獲准自願退休，則須相應刪減一個職位，級別不論。在履行這項刪位規定時，首先會刪減那些用以安置超額人手的有時限職位。兩者數目若能相抵，則屬最理想的現象。假如離職的人數較有時限的職位為多，則可能要刪減常額職位。但在揀選刪除的職位時，會視乎運作需要，盡量以低級職位來作抵銷。這樣一來，較高級的人員退休後所騰出的職位會得以保留，因而可為同事帶來晉升機會，激勵士氣。
w 公務員事務局對於自願退休的人數和刪減的職位數目並沒有既定指標，而是會尊重職系首長和部門的決定。因此，若自願退休的人數超出過剩之數，職系首長和部門首長可就實際的運作情況，決定應該刪除哪些職位來抵銷。
w 假如申請自願退休的人數低於超額的人手，又或資源增值計劃導致人手過剩，當局會再次推行中央人手配對機制來安置超額的人員，同時也會透過自然流失的方式，逐步吸納。
w 署方已由一九九八年起，停止招聘二級中文主任，目的是保障現有人員的利益，控制過剩人手。總而言之，政府定會貫徹既定的政策，不會遣散員工。
問34： 署方在簡介會上提到，中文主任職系到了二零零三年四月一日會有40名超額人員，但在二零零零年六月九日的員工協商會議席上，署方則表示根據各部門提交的人力計劃，中文主任職系將有48名超額人員，為何超額人員數目前後不符？
答34： 照目前的估計，中文主任職系到了二零零三年會有40名超額人員。至於在二零零零年六月九日員工協商會議席上提及的“48”之數，實為中文主任常額編制在未來三年會減少的職位數目。
問35： 公務員事務局和法定語文事務署可否設法制止部門任意將工作外判而刪減中文主任的職位？
答35：
w 關於部門藉外判方式刪減職位的問題，署方已不斷向部門首長重申外判翻譯的弊端，希望部門三思。不過，有時礙於環境和時間的限制，也有實際需要把若干工作外判，但卻不應因此而刪減中文主任的職位。
w 公務員事務局也支持署方向部門解釋外判翻譯的弊端。該局與庫務局亦已提醒各部門，若把工作外判會影響有超額人員的職系，則必須先取得職系首長同意，才可落實。
問36︰ 如有同事獲准自願退休，所屬職系須相應刪減一個職位。職位刪減後，管方會如何以人手調派來配合，而原先由退休人員負責的職務又會如何處理？
答36： 在自願退休計劃下，如有同事獲准退休，便須相應刪減一個職位。刪減職位時，職系首長會通盤考慮整個職系的人手調配情況，才作出決定，並會首先以有時限職位來抵銷。職位刪除後，部門會重新調配人手，原先由繕校員負責的職務，或會改由文書和秘書職系人員或非公務員合約制僱員處理。
問37： 除了加強對同事的培訓外，可否致力擴闊中文主任的工作領域，深化推廣中文的工作，並設法提升中文主任的形象？
答37：
w 推廣中文乃法定語文事務署的政策目標，署方定會貫徹執行，而公務員事務局也極表支持。不過，進度方面則要配合多種因素，並要顧及部門的個別情况、大勢所趨和公眾反應。
w 在擴闊工作領域方面，署方除會加強對同事的培訓外，也會在不同場合向部門介紹中文主任的服務範圍和專長，務求能善用人才。
w 個別同事也應積極主動為部門提供核稿、會議文書、教授中文等各種語文服務。
問38： 對於不申請自願退休的同事，管方會怎樣紓解他們所面對的壓力？
答38：
w 政府對於留任的同事非常重視，並打算動用一筆為數頗大的款項，為同事提供多項再培訓課程，並著眼於三大方面︰（一）協助同事適應新的公務員文化，以便能應付公眾日漸提高的要求；（二）訓練同事掌握各種新技能，以追上新時代的需求；（三）為不同職系人員提供通識課程，以助同事應付工作所需。
w 由於刪除的職位不一定是退休人員離職後騰出的空缺，且級別不論，故職系首長會盡可能刪減入職職級的職位，而保留較高級的職位，此舉會使留任同事的晉升機會相應增加。
問39： 繕校員職系的同事樂於拓闊工作範疇，嘗試各類新工作，例如聽帶打字等，管方能否加強培訓，以作配合？又會否向各局和部門宣傳繕校員的工作和所發揮的作用？
答39：
w
在本財政年度，法定語文事務署用於培訓繕校員的資源增加了一倍，積極協助同事學習新技能。署方稍後會開辦書法班，並會按照同事的工作需要開辦其他合適課程。至於聽帶打字訓練，歡迎同事提供資料，以便物色培訓機構。
w 署方會在不同場合和利用各種途徑，向各局和部門介紹繕校員的工作，並鼓勵部門多採用同事提供的服務，包括書法繕寫、聽帶打字等。
問40： 據一些擔任有時限職位的繕校員表示，部門在管理這類人員方面頗為混亂，例如安排職級相同的文書職系人員擔任他們的評核人，而工作方面，曾試過同一日內要一名同事處理多項不同類型的職務，令人無所適從。如擔任有時限職位的人員不選擇自願退休，管方會如何保障他們的權益？
答40：
w 開設有時限職位是政府的新措施，推行時間尚短，部門管理層及同事本身仍須多加適應和配合。繕校員同事遇到這種情況時，應向法定語文事務署行政組反映，以便與部門主管聯絡，作出適當的安排。
w 由於有時限職位的數目不足以吸納所有超額繕校員，法定語文事務署特別在總部開設了多個臨時職位，安置超額的人員。擔任臨時職位的繕校員，須借調到各個部門執行不同職務，包括英文打字和文書工作，以期善用人手。w 在當前氣候下，同事應積極求變，拓闊工作範疇，把擔任新職務視為學習機會，不必事事計較，這樣才能凸顯同事在部門發揮的作用。
參觀員工資源中心
7. 在解答同事各項問題後，簡介會亦告結束。李先生請各同事在離開公務員培訓處前，順道參觀設於該處的員工資源中心。