各位同事：

新任幹事會見專員

　　本會二零零零至零一年度幹事已於本年六月會員大會上選出。新任幹事於七月十四日召開第一次會議（會議記錄容後寄上），並以互選方式，選出主席和司庫。至於秘書一職，盧穎聰與鄭建華的票數最高，各得三票，但由於盧穎聰當日因事未能出席，幹事同意由鄭建華暫任秘書一職，留待下次會議再行互選。幹事名單及聯絡電話如下：

姓名	聯絡電話
田繼賢(主席)	2867 2997
鄭建華(暫委秘書)	2867 4997
鄧碧嬋(司庫)	2923 5380
丘國彬	2867 2939
吳潤萍	2923 5412
李敏輝	2980 6373 2582 2988
魯曼華	2867 2968
盧穎聰	2923 5353
龍潔慈	-

幹事於七月二十一日會見法定語文專員，就關乎中文主任職系的事宜交換意見，要點如下：

評核制度

管方已收到公務員事務局對新評核報告的意見。稍後工作小組會召開會議，討論有關建議，並會徵詢同事和協會的意見。
公務員事務局建議在評核報告加上普通話能力一欄，因為懂兩文三語是所有公務員的基本要求，而且很多職系的評核報告都有普通話能力一欄。幹事認為應視乎中文主任的實際工作需要，決定是否增加這一欄。
專員表示，中文主任職系的評核報告往往評級過高。管方希望能改變這種風氣。幹事指出，這是“人”的問題，而並非“表格”的問題。推行新評核制度初期，同事可能會因為評級被調低而稍覺失望。此外，由於評核人員包括中文主任和非中文主任職系人員，兩者的評級尺度未必一致，因此仍會出現不公平的情況。幹事建議多辦一些有關填寫評核報告的研討會，使同事明白新的標準，並熟習填寫新評核報告的技巧。
專員表示，管方打算在兩年後成立評核委員會(Assessment Panel)，並會汲取其他部門在推行評核委員會制度方面的經驗。幹事同意，成立評核委員會能使評核制度更客觀，使評級更一致。

自願退休計劃

管方已就本會提出的書面問題作覆。覆函見附件一。
根據管方的答覆，“如有同事選擇自願退休，署方會先刪除中央人手配對機制下的有時限職位。至於時間配合的問題，公務員事務局表示會按個別情況考慮，允許職系首長酌情把刪位的時間押後。”
此外，“部門若有意藉着中文主任自願退休而削減常額職位，必須先與法定語文專員磋商，而法定語文專員則會因應職系的人手情況和部門的運作需要來考慮。部門須先得到法定語文專員同意，才可以把有關的中文主任職位刪去。”

自願退休的同事離開崗位或開始放取退休前休假後，留下來的同事須面對沉重的工作量。幹事促請管方採取適當措施，以免同事負荷過重。

士氣問題

幹事指出，近期一連串事件和政策嚴重影響同事的士氣。管方應研究如何保持和提高同事的士氣。
專員表示，政府已一再強調不會因公務員體制改革而遣散公務員，同事大可放心。至於職業前途，雖然升職機會較三、四年前遜色，但表現良好的中文主任仍有機會晉升。專員認為，確立公平的晉升制度有助提高士氣，這也是改革評核制度的目的之一。

外判翻譯

專員於二零零零年六月出席工商服務業推廣署的小組會議，討論外判翻譯問題。專員在會上指出外判翻譯的種種弊端，以及中文主任的優勢，並提交了一些外間翻譯員的譯稿，證明外判翻譯的質素不如理想。管方正收集更多外判翻譯的樣本，供該小組參考。
專員表示，現時工作量分配不均，有些部門的中文主任工作量過重，未必能應付緊急的翻譯工作，因而要把翻譯工作外判。廉政公署對現時的安排有意見，因此管方現考慮擬備一份預先評審的翻譯公司名單，供其他部門參考。
幹事認為，在中文主任職系有過剩人手的時候，不應聽任部門把翻譯工作外判。假如要擬備一份名單，管方可參考即時傳譯組的做法。所有有意承接外判翻譯的人士須以個人名義申請，並須通過相等於二級中文主任入職試水平的評核試。這樣才可確保翻譯員達到一定的水平。
專員謂，由於有利營商計劃的公共服務部分已交由效率促進組跟進，該組人員會於七月二十六日與專員會晤。專員已請協會主席和幾位總中文主任一同出席會議。
幹事建議管方研究把中文主任職位收歸中央的可行性，以解決工作分配問題。專員表示會考慮這項建議。

合約人員

幹事問，其他部門如要招聘合約人員，是否須先經法定語文事務署批准。
專員表示，其他部門招聘合約人員之前，通常會知會法定語文事務署，但招聘過程則由部門的中文主任主管負責。管方會提醒各部門的中文主任主管留意所屬部門是否打算招聘合約人員，並及早通知管方。管方會與有關部門聯絡，建議他們盡可能開設常額職位。

在職訓練

幹事詢問管方會否再申請特別撥款，為中文主任提供訓練。專員表示，管方正考慮再申請特別撥款，但須提交有力的理據。
幹事指出，有些同事由於工作量過重或上司不予批准，因而不能參加培訓課程。管方表示已整理同事的培訓記錄，找出一些很久沒有參加培訓課程的同事，讓他們接受培訓。此外，在挑選同事參加培訓課程時，也會考慮報名者的培訓記錄。

意見大會

幹事表示有意舉行意見大會，讓同事就職系事宜抒發己意。幹事詢問管方可否出席意見大會，直接解答同事的提問。
管方表示樂意參與，因為可藉此機會聆聽意見，解答疑問。

政府中文主任協會主席田繼賢　　　

　

二零零零年七月二十一日